Deltagere: Henrik, Ditte, Jakob, Helle, Flemming, Poul, Lone (brød).
1. Velkommen til Poul og Flemming
Henrik bød Poul og Flemming velkommen i bestyrelsen. Henrik pointerede i sin introduktion, at det er en vigtig bestyrelsesrolle at uddelegere nogle af de opgaver, man har ansvar for.
Kommunikationsudvalget tager referat, det rundsendes til bestyrelsen til kommentarer/rettelser med frist på 1 uge.
2. Generalforsamling, godkendelse af referat, er der andre ting til generel opfølgning?
Bestyrelsen godkendte referatet. Helle udsender det til medlemmerne.
Henrik refererede fra DOFs repræsentantskabsmøde, der startede med workshops. Selve repræsentantskabsmødet var meget fredeligt, der er styr på DOFs økonomi.
Henrik orienterede også fra Klubledermøde i Sydkredsen inkl. Generalforsamling i Foreningen Sydkredsens Venner. På mødet blev aftalt procedure for tildeling af større løb, som skal afvikles i Sydkredsen.
Der har desuden været generalforsamling i VIR.
3. Opfølgning aktionslog
Ingen tilføjelser.
4. Vision 2015
Helle orienterede om status for vores event: Find vej i Nørreskoven afvikles lørdag den 28.4. kl. 14-16 ved Skovsneglen (tidl. Sneglehuset). Projektgruppen har udarbejdet PR-materiale, fastsat målsætning og succeskriterier, fordelt ansvarsområderne den 28.4. mellem sig og kort drøftet de 3 efterfølgende introaftener. Lilly bliver vores O-vens koordinator. Næste møde er 26.3. ved Skovsneglen.
Det er projektgruppens mål at få kontakt med 80 potentielle nye medlemmer i løbet af den 28.4. og de 3 introaftener, og vi skal være gearede til at klare dette.
Projektet afholder også naturløbet, der er et skolemesterskab f.eks. for 4.-5. klasser. Konceptet er udarbejdet af Gert (DOF), og han er til stede på dagen. På dagen er der desuden behov for nogle klubmedlemmer, der kan hjælpe i dagtimerne. Vi stiler mod at afvikle naturløbet en onsdag eller torsdag omkring 1. september med udgangspunkt fra Stadion. Arrangementet skal meldes ud på skolerne inden sommerferien. -Datoen er efter mødet sat til 5.9.
Skal vi være med i Naturens Dag 9.9.? Kate undersøger nærmere hos Vejle Kommune, der har inviteret os.
5. Stævner
Vejlestafetten.
Stævneleder Peter Skov ønsker at afholde et åbent løb parallelt med Vejlestafetten med put and run. Der er opbakning fra bestyrelsen til dette under forudsætning af, at der kan skaffes folk til opgaverne. Der skal også være tilmelding til de åbne baner.
B-løb Tirsbæk den 9.9.
Kaj er stævneleder, der arbejdes på at finde en banelægger.
6. Elite Vejle
Henrik, Grethe Buch, KK Terkelsen og Helle var til evaluering og målsætning med Elite Vejle mandag. Der kommer opfølgning senere, Vejle Kommune inddrager også specialforbundene i evalueringen.
VI er nødt til at fastholde at lave Talent- og Elitestrategi i Elite Vejle-regi den 1.-2. juni, selvom det så ikke bliver samme dage som Gorm. Helle melder tilbage.
Helle har informeret bestyrelsen om, at der efterhånden er så mange opgaver i forhold til vores talentarbejde og samarbejdet med Elite Vejle, at hun anser det for nødvendigt, at der er en person i Snab, der er ansvarlig for klubbens talent- og elitearbejde og at opgaven ikke skal ligge hos nuværende TVO-koordinator. Bestyrelsen arbejder videre med dette ønske, når der er udarbejdet talent- og elitestrategi.
Josephine Dewett er udtaget til Juniorlandsholdets samling i Sverige i Påsken. Josephine er pga. alder ikke støttet af Elite Vejle, bestyrelsen besluttede, at klubben støtter hende med et tilskud på 50% af udgiften til Juniorlandsholdssamlingen.
7. Klubhus
Status: For 14 måneder siden skrev vi til kommunen om vores ønsker til Stadion, der er reelt ikke sket noget i forhold til dette, selvom Henrik regelmæssigt har rykket for nødvendige beslutninger.
Rengøring 2012. Der var en del besvær med at stå for koordinering af rengøringen i 2011, bl.a. i forhold til koordinering af nøgle. Ditte ønsker ikke, at fortsætte med dette. Henrik skriver til medlemmerne, om der er en, der vil stå for opgaven. Er der ikke det, prøver vi at finde én eller nogle få, der klarer rengøringen, og undersøger muligheder for at honorere indsatsen. Vi bør have en klubhusansvarlig.
Peter Leineweber fortsætter med at have en nøgle til Stadion, da han bor så tæt på.
Der er et stort behov for at flere får nøgler, bl.a. de der gerne vil træne fra klubhuset og de postindsamlere, der gerne vil i bad bagefter. Der er fremsat ønske om at udskifte låsesystemet til et briksystem. Henrik har igen rykket kommunen, så vi afventer, om der snart kommer en afklaring.
8. Nyt fra udvalgene
Arrangementsudvalg
Der er ca. 40 tilmeldt den fælles overnatning til klubturen til Påskeløbet.
18.-19. august er der JFMstafet i Mols Bjerge og JFMlang i Århus - Mariager Fjord-området (Rønbjerg Mølle?). Ditte tager initiativ til klubtur med fælles camping.
23.-24. juni er der Vest Jysk 2-dages. Ditte annoncerer klubtur på hjemmesiden.
Ditte søger at arrangere en klubaften inden 1. maj om sommerferieløb (Læsø 3-dages, Hallands 3-dages, O-ringen i Halland, Tyskland, Slovenien mm)
Træningsudvalg
Flemming fremlagde træningsplan for kommende sæson. Den ligger på hjemmesiden.
Nyt er, at vi træner frem til julenissenatløbet primo december. Flemming koordinerer med VIF, så vi ikke holder juleafslutning samme tirsdag.
Vi fastsatte følgende løb til Snab-pokalen: 18.3. Lunge Bjerge, 22.4. Kærgård (1. div match), 29.4. Gødding, 2.9. Fanø, 23.9. Lerskov (1.div match), 7.10. holdfinale eller op/ned-rykningsmatch (det vi skal deltage i).
Vi har et Emit-team bestående af Peter Leineweber, Michael Jakobsen, Peter Gammeljord og Henning Schou.
Vintercup: Det er den klub, der har det sidste løb, der fører resultatliste. I år var det os.
Vejle Cup: Flemming aftaler med Poul Erik Buch vedrørende resultatformidling mm.
Holdsætning til stafetløb:
Lone sætter hold for ungdommen. Træningsudvalget påtager sig holdsætning for øvrige.
Træningsudvalget indgår igen i planlægning af vintertræningen i Trekantsområdet.
Hvem skriver om hvad: Flemming skriver ”til alle” om træning, Lone skriver til ungdom om det, der kun vedrører ungdomsløberne.
Det er vigtigt at der udsendes mail op til divisionsmatch for os (hvem, der skriver, blev ikke aftalt).
O-venner skal også være opmærksomme på at opfordre til at komme med ud til løb.
Forslag om, at klubben indkøber eller koordinerer indkøb af pandelamper af god lysstyrke (á 300 kr, via nettet), dette tages op igen på næste møde.
Klubaften om banelægning overvejes til næste vinter.
Kortudvalg
Vi har Cowikort over Højen 2009, Nørreskoven 2010, og får over Tirsbæk 2012. Poul skal i gang med at indhente tilladelser til DM 2014 (til korttegning, DM 2014 og løb 2015). Poul og Flemming koordinerer hvilket område, der skal satses på til DM.
Referat fra møde den 8.12.11 mellem foreninger og Vejle Kommune (Natur & Fritidsliv) om brug af Vejle Kommunes skove sendes til bestyrelsen igen så Poul og Flemming også får det (Helle).
Tilladelse skal indhentes før vi annoncerer skovlukning på hjemmesiden.
På næste møde tager vi et større punkt om kort.
Økonomi
Bestyrelsen underskrev regnskabet for 2011.
Jakob retter i O-service i forhold til bestyrelsen, og han indhenter nødvendige børneattester.
Ungdom
Der er behov for mere information mellem TVO og ungdomsudvalget. Vi skal drøfte TVOs indplacering i forhold til bestyrelsesposterne.
Kommunikation
Opfordring til at bestyrelsen tjekker, om egne sider er opdaterede til sæsonstart.
9. Vision 2015 (det bestyrelsen skal arbejde med). Hvordan får vi gang i de udpegede fokusområder.
Vi nåede ikke dette punkt, men har under de andre punkter været omkring nogle af fokusområderne.
10. evt.
Næste møde: 11. april.