Mandag den 8. april kl. 19:00-21:30 på Atletikstadion
Fremmødte: Flemming Jørgensen, Jesper Fenger-Grøn, Helene Nissen, Lene Edvardsen, Dorthe Rosenvinge, Lars Pagh, Henrik Simmelkjær, Louise Gjørup
1. Efterbehandling af GF
Der var fint fremmøde til GF, og der kom input fra flere sider.
- Der blev fremlagt forslag om at der også laves træning for voksne i vinterperioden – især ift fastholdelse. Skal der gøres noget til vinter?
- Grund skov: Der skal laves aftale om brug at skov og kort med Horsens OK. Flemming og Henrik tager sig af det.
- Fremtidige budgetter: Fremover vil vi i forb. med regnskabsaflæggelsen fremlægge en mere detaljeret budgetudsigt for det kommende år.
2. Stævner
Påskeløb 2024, rapport.
Det var et meget stort arrangement, men det gik super godt. Der var travlt på alle funktioner, men det resulterede også i mange glade løbere, samtidig med at alle de mange frivillige havde nogle gode dage. Parkeringsopgaven tog ekstra kræfter pga det våde vejr. Kombineret med det hårde fysiske arbejde med kørepladerne, trak opgaven en del tænder.
Det var meget tilfredsstillende at vi afviklede Påskeløbet alene, og at vi kunne klare det selv. I og med der skulle bruges så mange frivillige, var der flere nye/nyere snab’ere og forældre i sving som frivillige for første gang, og det var rigtig positivt.
Vi kunne have været gjort mere for at have en grøn profil, men det ville have krævet en stor ekstraindsats.
Det endelige regnskab er endnu ikke færdigt, men de sidste regninger ved at være betalt.
100 års jubilæum Vejle Atletikstadion. Skal det gennemføres?
Træningsudvalget tager teten på arrangementet. Det bliver et arrangement i stil med FindVej dag, hvor der laves 3-4 forskellige baner med SI-enheder osv.
OK Snab skal afvikle vores arrangement lørdag d.1.juni fra kl. 9-12. Derefter er der reception for VIP og efterfølgende spiller Razorbacks en kamp. OK Snab har et mindre budget til opgaven. 100 års jubilæum annonceres i VAF/ugeavisen, sociale platforme osv i lokalområdet.
Gerne Divisionsmatch i 2025. Måske yderligere et mindre stævne i 2026. udsættes til andet møde
JFM Sprint 2026. udsættes til næste møde
DM weekend 2027 og andre større stævner i fremtiden. udsættes til næste møde.
3. Ansøgninger til puljer
Der søges til udskiftning af låse ved Anlægsfonden.
Sydbank har givet penge til OCAD licensen. De kommer til klubtræningen onsdag d.8.maj (i Nørreskoven).
4. Kort status fra udvalgene
Træning.
Der er styr på træningsplanen 2024. Der er et par enkelte uklarheder, som er ved at blive afklaret. Nat-klubmesterskab 2024 er afholdt, og der er lagt planer for Sprint-klubmesterskab og Lang Klubmesterskab. Derudover laves også en træningsdag for voksne i maj.
Talent/Elite.
I TVO-regi har det været møde med EliteVejle så nu er samarbejdsaftalen underskrevet, og pengene er også gået ind. Der afholdes Netværksmøder løbende. Der skal afholdes en Forældreworkshop omkring træning, kost osv.
Der skal også afholdes møde med DOF, Snab/Gorm og kommunen ift en ny aftale med Teamdanmark.
Økonomi/materiel.
På medlemssiden er 45 medlemmer meldt ud, og vi er nu 202 medlemmer, inkl 12 passive. Sæsonen plejer dog at føre en del nye medlemmer med sig.
Der laves liste til UU-trænerne, for at få sikre korrekt medlemsstatus på Børne/unge-gruppen.
Kort.
Der afholdes kortudvalgsmøde d. 29. april. Kortet over Brejninggaard bliver opdateret i år. Hvis der er andre ønsker til opdatering, så giv gerne besked. Ellers er kortudvalget rigtig godt med. Jens opdaterer lige nu OCAD.
Kortfilerne over Påskeløbskortene er nu lagt ind i googledrevet. Der mangler at blive afklaret med Horsens OK ift brug af fælles kort.
Der bliver muligvis er træningsløb i Rosenvold i efteråret
Arrangement.
Kokkelisten for 2024 er lavet.
Hvilke lokaliteter/stævner kunne bruges til klubture. DM i Nordjylland? Høst Open? Sverige? DM Hold?
Ungdom:
Det har været et puslespil at få trænerteamene til at gå op, men det er nu lykkedes og der er kommet super gode trænere på alle grupper.
- Mini: Kathrine og Lars J
- Begynder: Karina og Rikke
- Let: Bjørn og Jonas, Olivia hjælpetræner
- Mellemsvær/svær: Lars P, indtil Ulrika er tilbage igen.
Planen er at skabe plads til at Lars P kan have ”cheftræner-rolle”, så der er tid og ro til mere koordinerende opgaver.
Der er igen i år Skovpas til børnene, så de kan sætte klistermærker i for hver træning og stævne.
Ift Banelægning i Nørreskoven: Henning har lavet en rigtig fin skabelon, og det har lettet arbejdsgangen meget. Aftalen er at U-træner laver banerne, så der er klar senest 14 dage før.
OK Snab er medarrangør af ungdomsstafet Syd, som er et nyt tiltag i Sydkredsen. Det foregår Søndag d. 9.juni 2024. Ungdomsstafet Syd er for ungdomsløbere, og børn/unge inddeles i hold, hvor der er en begynder, let og mellemsvær løber, som hver skal løbe 2 ture. Man melder sig til og så laver stævneledelsen holdene. Morten Mølgaard (OO) og Lars P står for arrangementet.
Der skal søges Børneattester for U-trænerne. Lars formidler de resterende til Helene.
Kommunikation. Se pkt 5.
Formand.
Flemming og Louise deltog i Klubledermøde, og her fik Jens Liengaard tildelt Sydkredsens æresplatte. Der var også udskiftning i Sydkredsens medlem af kortudvalget (DOF). Ift Kredsmesterskab i Sydkredsen, så kan man kun samle point ved at deltage i rette klasse, og dermed giver løb på rette bane ikke nødvendigvis point.
Repræsentantsskabsmøde i Dof.: Flemming deltog.
5. Kalenderen på OK Snab's hjemmeside.
Vi har nu en rigtig god kalender på hjemmesiden, hvor både ḱlubtræninger, stævner og andre arrangementer kan ses. Alle i bestyrelsen har adgang til at kunne lægge nye arrangementer i kalenderen, samt redigere de nuværende. Henning har skrevet og også rundsendt en fin vejledning, og Louise gav en hurtig gennemgang af hvordan kalenderen virker. Der er skabt relevante lister, som ud fra kalenderens kategorier kan samle nogle typer, eks Træning og Træning +, som også er vist på en liste under ”Mest for medlemmer”, for at lette overblikket over banelægger, postindsamler osv. Der kan skabes flere lister, hvis vi opdager et behov.
Hvert udvalg/funktion er selv ansvarlig for at lægge arrangementer ind i kalenderen.
6. Rekruttering og fastholdelse: orientering og snak – oplæg fra Louise
Louise fremlagde udviklingen af medlemstal (sidste 5 år), samt overblik over tidligere indsatser ift rekruttering og fastholdelse. Derudover et hurtigt overblik over de rekrutteringsindsatser, der er i støbeskeen eller allerede planlagt for 2024.
For at have bedre tid til at snakke om rekruttering og fastholdelse, aftales et nyt møde, hvor Rekruttering/fastholdelse og medlemsundersøgelse er på dagsordenen. Louise udsender indkaldelse og dagsorden.
7. Politik for kortsalg – oplæg fra Henrik.
DOF har ikke en formel norm for salg af printede kort. DOF har dog oplyst, at ved salg til eksterne parter ligger prisen pr. print mellem 10,- og 20,- kr. OK PAN i Århus sælger kort for 15,00 kr. pr. print. Vi anvender DOF’s vejledende priser for salg af digitale kort.
- Vi sælger ikke basiskort, kun layoutede udsnit. Vi kan tilbyde at lave special-udsnit - mod betaling eller anden gunstig ordning. Pris for anvendelse af disse lægges oveni som for andre kort.
- Kortsalg (digitale kort) skal ske med en klausul om, at tekster og logoer ikke må fjernes eller dækkes.
- Vi finder en særlig pris for mange kort eller fast abonnement
Vi aftaler at pris pr kortprint er 15kr. Maks-priser kan findes på Dof’s hjemmeside under klubværktøjer.
8. Forslag til rettelser af reglement – se videresendt mail fra d. 17/1
Forslag til rettelser af stævnereglementet skal sendes fra klub eller kreds. Alle i bestyrelsen, der har interesse i det, bedes læse reglement igennem og sende forslag til Flemming. Flemming rundsender de samlede forslag til hele bestyrelsen.
9. Funktionsbeskrivelser. Vi har opdateret dem inden mødet og gennemgår de ændringer der er sket (udsat fra sidste møde og udsættes til et kommende møde)
Ift vores nye Strategi: Inden næste bestyrelsesmøde, bedes alle læse handleplanen og se om I har noget der mangler at blive lavet eller skal tages hul på.
10. Evt.
11. Dato for næste møde
- 10.juni kl 19-21.30: næste bestyrelsesmøde
- 21.maj kl 19-21.30: møde om Fastholdelse og rekruttering samt medlemsundersøgelse. Louise sender mødeindkaldelse og dagsorden/diasshow.