Mandag den 8. januar kl. 19:00-21:30 på Atletikstadion
Fremmødte: Lars Pagh, Henrik Simmelkjær, Helene Nissen, Flemming Jørgensen, Lene Edvardsen, Louise Gjørup
Afbud: Jesper Fenger-Grøn, Dorthe Rosenvinge
1. Stævner
Påskeløb 2024, status på planer, herunder budget.
HR/frivillige: Dorthe’s område, og jagten på frivillige er i gang.
Budget for Påskeløb er lagt ud fra flere scenarier, og det forventede budget er beregnet ud fra 1000 løbere og 1350 løbere, og ser fornuftigt ud i begge scenarier.
JFM Sprint 2026 Udskydes til næste møde.
DM weekend 2027. Vi har fået DM Stafet og Lang. Udskydes til næste møde.
Andre større stævner i fremtiden.
2. Ansøgninger til puljer
Hvad vil vi søge penge til i 2024.
Kortudvalg/Henrik: O-CAD, sendt til Sydbank. Siden bestyrelsesmødet er ansøgningen blevet behandlet og godkendt af Sydbank, og vi har fået bevilget 27.000 kr til O-CAD licenser.
UU/Lars: Go4O inkl tablet. Lars skriver en tekst og sender til Henrik.
Påskeløbet: én ansøgning er sendt afsted, men vi kunne godt søge en pulje mere. Flemming er tovholder.
3. Kort status fra udvalgene
Økonomi/materiel
Ikke nyt fra Materiel.
Økonomi: Regnskabet for 2023 viser et lidt større underskud end forventet på bundlinjen. Vi vurderer det skyldes flere forhold. Det blev aftalt at bruge midler på fællesskabsfremmende aktiviteter, og der er også nogle udgifter, som først er taget med i regnskabet for 2023, hvor indtægterne har været med i det meget imponerende 2022-regnskab. Vi vurderer også at udgifterne til fællesskabsfremmende aktiviteter er fordelt nogenlunde jævnt over hele klubben.
Kort. Ikke nyt siden sidste møde
Talent/Elite.
Ikke så meget siden sidst. Malin, Ida og Linus Agervig Kristiansson, samt Eva Örnhagen Jørgensen er udtaget til landsholdet, med de to førstnævnte i gruppe A, og de to sidstnævnte i gruppe B. Jeppe Edvardsen og Magnus Dewett har givet interessetilkendegivelse, og deltager i den kommende landsholdssamling.
Farum OK har taget initiativ til stort internationalt hold til udenlandske stafetter, og nogle af vores løbere har vist interesse for tilbudet.
Sidst men ikke mindst søges der efter en ny træner til TC Syd.
Kommunikation.
Hjemmeside er endnu ikke flyttet over på en nyere version af server. Dette iværksættes dog i samarbejde med Henning indenfor en overskuelig fremtid, og målet er at det er gennemført inden sæsonstart. I den forbindelse skal Kernefortællingen gerne have en plads på hjemmesiden, samt en løsning på en bedre kalenderfunktion undersøges/afprøves og andre indkomne forslag.
OK Snabs velkomstfolder vil også gennemgå en større revidering inden sæsonstart, så også ḱernefortællingen for en plads her.
OK Snab’s googledrev: Der er jævnligt problemer med at logge ind. Derfor blev det foreslået at lave en mappestruktur, så der kan udsendes ”mappe-deling” til bestyrelsen i stedet. Dette iværksættes – Louise er ansvarlig
Ungdom.
Vintertræning er opstarter her i januar, med fin tilslutning på trods af decideret snestorm. De yngste løbere er indenfor i hallen på Novaskolen og de ældste (>10år) laver forskellige løbetekniske øvelser og løbetræning.
Der er planlagt et socialt arrangement d 27.januar med løb og hygge i klubhuset og derefter bowlingmesterskab.
Der arbejdes også på at få så mange som muligt med til vinterens U1 og U2-kurserne.
Træner-situationen er på plads til foråret
Arrangement.
Kokkelisten er næsten på plads.
Klubture, se pkt 6.
Divisionsmatchen i starten af april er første stævne, hvor vi skal have så mange som muligt med fra klubben. Flemming/Louise er tovholder, og står for invitation og bestilling af kage/kaffe osv. Det er lidt udfordrende idet vi ikke har nogen klubtræning inden. UU og TRU vil se på, om der kan laves en form for klubtræning onsdag ingen påskeferien, skønt det er 20.marts og solen går ned kl 18.40.
Træning.
Træningsudvaĺget består fortsat af Jesper Fenger-Grøn, Henning Schou, Lola Eskildsen og Bo Jepsen, Kent Carøe og Louise Gjørup. Der har været afholdt træningsudvalgsmøde, hvor 2023 blev evalueret. Der har været et højt antal deltagere til træningsløbene, og 2023 har i det hele taget været et tilfredsstillende år med mange gode oplevelser og træninger. Evalueringen fremgår i vid udstrækning af årsberetningen.
Der er så småt sat gang i planlægningen af træningsløbene for 2024.
Der er næsten styr på planerne for årets Klubmesterskaber. Dagklubmesterskabet bliver i sensommeren til 2./3.divisionsmatchen, Nat-klubmesterskabet afvikles til et NatcupSyd løb, og Sprint-klubmesterskab bliver sandsynligvis et løb, som KOK arrangerer igen, hvis det ikke ligger for langt væk.
Der er plan for modtagelse af nye voksne (de første 4 gange). Vi ser behovet an, om der skal laves decideret voksen-træning iforb med klubtræningerne.
Der arbejdes også på en voksentræningsdag i foråret, sandsynligvis kr.himmelfartsdag, hvor enten Grænsedysten eller Kr Himmelfartsløb i Århus kunne være en del af dagens træninger.
Formand.
Repræsentantsskabsmøde d 2.marts. Flemming deltager, men vil meget gerne have selskab. Der er U1 samme weekend.
Klubledermøde i Januar: Louise og Flemming deltager.
Medlemsundersøgelse: Henrik sørger for at få spørgsmålene sat op i systemet, og er også tovholder på at sende spørgsmålene rundt til kommentering i resten af bestyrelsen. Vi venter med at sende medlemsundersøgelsen ud til efter sæsonstart, da vi vurderer det giver det bedste grundlag for en høj svarprocent.
4. Funktionsbeskrivelser. Vi har opdateret dem inden mødet og gennemgår de ændringer der er sket.
Udsættes til næste møde
5. Budget for de kommende år. Status på regnskab/budget fra Helene
Budget for 2024 blev gennemgået, og det ser fornuftigt ud. Afhængig af Påskeløbet, kan bundlinjen naturligvis have forskelligt udfald.
6. Klubture 2024.
Der er ikke så oplagte muligheder for en klubtur i foråret. Der er mange ting i støbeskeen for UU, og der arrangeres også voksentræningsdag, samt vi bruger mange kræfter på Påskeløbet, hvilket også bidrager positivt til fællesskabsfølelsen.
7. 100 års jubilæum Vejle Atletikstadion. Vi skal definere hvad vi vil og finde ansvarlige.
Flemming udsender mail vedr budgetforslag, som skal sendes til kommunen – alle bedes komme med forslag. Derudover udsættes punktet (igen) til næste møde
8. Forberedelse af GF.
Kontingent: Vi indstiller at Kontigentet ikke ændres idet der er udsigt til overskud fra Påskeløb. Klubben tjener ikke så meget på Familiekontingentet, men til gengæld får vi mere i tilskud fra kommunen for børnene.
Louise sender indkaldelse på GF ud senest 14 dage før. Flemming sender beretning ud senest 1 uge før.
Helene er ansvarlig for forplejning.
9. Evt.
10. Dato for næste møde: 8. april kl 19.00