OK Snab – referat af bestyrelsesmøde 2011.05.23 hos Lone
Deltagere: Henrik, Jakob, Helle, Lone, Ditte, Peter, Lars
Præcisering af regler for hvem, der skal medbringe brød, og for valg af referent: Henrik står som formand altid først på deltagerlisten. Den der står lige efter Henrik i referatet fra det foregående møde, skriver referat, rykker sig selv om bag i listen og har brød med den følgende gang. D.v.s. dette referat er skrevet af Lars, som stod lige efter Henrik i det foregående referat, og som har brød med næste gang. For ikke at lave kludder i rækkefølgen, bibeholdes de fraværende på deres plads på listen men markeres på anden vis som fraværende. Denne gang var alle til stede.
1. Stævner
1a. Vejlestafet
I årets Vejlestafet 2011.05.08 deltog 43 hold = 172 deltagere. Overskuddet er tæt på at være endeligt opgjort og ser ud til at blive på niveau med 2010. Trods nedgang i deltagerantallet laver vi Vejlestafet igen til næste år. Der blev luftet nogle ideer til at øge deltagerantallet:
- PR, brochurer til vinduesviskerne ved påskeløbene.
- En klasse mere med 3-mands hold og endnu kortere baner.
- Bedre præmier – evt. også selv om vi så ikke kan få dem gratis af sponsorer.
- Stævneorganisation, f.eks. lade ungdomsafdelingen stå for arrangementet. OK Pan og Horsens OK har prøvet at lade deres ungdomsafdelinger stå for stævner.
Et forslag om åbne individuelle baner blev forkastet igen, da det teknisk næsten svarer til at holde to løb.
1b. KUM
Vi arrangerede KUM individuel i Frederikshåb lørdag 2011.05.14, hvor Kaj Isaksen havde debut som stævneleder. Det gik rigtigt godt.
1c. Plan for 2012
Vi lægger billet ind på
- Vejlestafet 10. juni. Henrik vil tage kontakt med Kolding OK om ”lån” af Frederikshåb.
- B-løb med indlagt divisionsmatch i Tirsbæk en af de to første søndage i september.
Desuden mener nogen, at vi bør arrangere et natløb i marts som en del af Sydkredsens natløbsserie. Jan Eg har spurgt os om at arrangere MTBO. Det centrale MTBO-udvalg vil gøre en stor del af arbejdet, så det kræver sandsynligvis ikke nogen stor arbejdsindsats, og det vil være en god anledning til at afprøve MTBO. Der blev ikke taget beslutning om hverken natløb eller MTBO.
1d. Langtidsplan for korttegning
Rekognoscering af Tirsbæk er startet v. Erik Thomsen. Ud over dette må lave et projekt mere i år. Ifølge den eksisterende langtidsplan står Sønderskoven for tur til omlægning til nyt grundmateriale, men opgradering af resten af det nye Haraldskær-kort eller nytegning af Ulvedalen kunne også være en mulighed for årets andet projekt.
M.h.t. Munkebjerg, som vi skal bruge til DM i 2014, har vi fået tilbud fra Steen Frandsen om at tegne det mod at få betalt kørselsgodtgørelse for 30 ture fra Viborg (30 * 2 * ca. 100 km = ca. 6000 km). Efter lidt snak frem og tilbage besluttede vi os for at sige ja tak til dette tilbud, da det sikkert vil give et mere ensartet kort i bedre kvalitet, end hvis vi selv skal lave det med 4-6 rekognoscører.
Det blev foreslået at forsøge at udvide kortudvalget med personer til afsøgning af omegnen for helt nye terræner. Dette skal tages op igen på næste bestyrelsesmøde. Derefter kan vi holde en klubaften samt korttegningskursus.
2. Green Games, Tirsbæk
Morten Schou tilbyder at lave Catching Features. Henrik vil lave en let bane på ca. 4 km med mulighed for afkortning til ca. 2,5 km. Skal vi også have en snitzlet børnebane? En anden mulighed kunne være, at vi som en sidegevinst af korttegningen i Tirsbæk laver et kort i 1:2500 over selve herregårdens bygninger og allernærmeste omegn og laver et løb her. Lars finder ud af, hvordan det mest praktisk kan gøres.
3. Vision 2015
Vi har allerede besluttet at vente til 2012. Der bliver en fælles landsdækkende PR-dag 2012.04.28.
4. Klubhus
Det fungerer stort set uden problemer, at vi deler klublokaler med VIF. Om tirsdagen kommer den store tilstrømning af VIF’ere først, når vi er ved at være færdige. Et mindre problem er, at hver enkelt VIF’er selv henter sin mad i køkkenet, i stedet for at de bruger et buffet-bord inde i det store rum, som vi gør. Køkkenet er lidt for trangt til at blive brugt på den måde. Ditte tager en snak med VIF om dette.
Der er kommet skilte nede fra hovedindgangen, som viser vej til klublokalerne, museet m.m..
Rengøringsordningen fungerer. Ditte vil købe nyt rengøringsudstyr og lave en vejledning, der skal på hjemmesiden.
Der er ingen grund til at offentliggøre vejledning om reservation af lokaler, da det er en begrænset kreds, der har brug for det.
Der har været artikler i VAF om forfaldet på Stadion. Udvendigt fjerner kommunen de rustne hegn, og VB fjerner gamle reklameskilte. Der skal nok mere til, før det bliver rigtigt pænt.
VIF og Snab afventer stadig kommunens beslutning om stadions fremtidige indretning.
5. TVO, TC m.m.
Når de unge løbere udtages til U16-landsholdssamlinger eller internationale konkurrencer, er der en betydelig egenbetaling. For at dette ikke skal belaste deres egne familier urimeligt, kan vi søge støtte hertil hos Elite Vejle og evt. på sigt hos sponsorer, hvis nogen har lyst til at gå ind i dette arbejde. Det vil ikke tage penge fra andre aktiviteter i klubben, da vi ikke ville have kunnet få denne støtte til andre ting.
Helle og Henrik orienterede om TVO-samarbejdet, herunder det seneste statusmøde med OK Gorm.
Der har været holdt en læringstur til Sverige i bededagsweekenden med 9 deltagere.
TC har nu fået to trænere efter at have manglet trænere siden januar. Torben ønsker at udtræde af styregruppen, så vi skal finde en ny kandidat.
6. Trænerpolitik
Helle havde udsendt et oplæg. Evt. kommentarer hertil skal sendes til Helle inden weekenden. For at fremme ATK-klubbernes arbejde med træneruddannelse og -rekruttering har ATK-projektet tilbudt den enkelte ATK-klub et tilskud, mod at klubben præsenterer en rekrutterings- og uddannelsespolitik. Oplægget er skrevet på baggrund af materialet fra EliteVejle-temadagene i efteråret og er drøftet med DOF v. K.K. Terkelsen og Henrik Jørgensen.
7. Udvalgene
7a. Ungdomsudvalg
Der har i foråret været ca. 15-20 deltagere i ungdomstræningen pr. gang – lidt flere i Nørreskoven og lidt færre andre steder.
Overlevelsesturen er udsat til efter sommerferien, da det ikke har været muligt at finde en egnet weekend inden.
Der er nogle nye mærkeprøver på vej fra DOF. De vil blive afprøvet i praksis, når de kommer.
7b. Økonomi
Vejlestafetten ser ud til at give et overskud af samme størrelsesorden som i 2010. M.h.t. KUM er det mest æren, vi får ud af det – her er det kun kiosken, vi kan tjene på økonomisk.
I forbindelse med kontingentopkrævningen har vi haft ca. 22 udmeldelser.
Vi skal huske at søge kommunen om tilskud til alt, hvad der lugter af lederuddannelse o.lign..
Vi skal søge børneattester for nye trænere.
7c. Kortudvalg
Noget er behandlet under punkt 1d.
Ved salg af kort og kortfiler til andre klubber blev det aftalt, at vi holder os til DOF’s vejledende priser.
Der er stillet spørgsmål om kørselsgodtgørelse til klubbens egne medlemmer i forbindelse med korttegning i nærområdet. Normalt gør vi det ikke.
Vi har B-løb i Nørreskoven 2011.10.02. Samtidig arbejdes der på udvidelse af motorvejen, som kan få nogle konsekvenser for løbsområdet. Henrik prøver at skaffe info om planerne, så vi kan tage højde for dem.
7d. Træningsudvalg
Peter bruger deltagerlisterne for de enkelte baner som vejledning for, hvor mange eksemplarer der skal trykkes af den tilsvarende bane de næste tirsdage. Hvis nogen tager et kort for at skygge andre uden at skrive sig på listen, bliver tallet for lille, og så kommer der måske til at mangle kort næste gang. Vi skal derfor gøre opmærksom på, at skygger også skal skrive sig på listen.
Henrik har tænkt over, om det giver frafald blandt de nye løbere, når vi efter nogle få træninger ud fra klublokalerne straks efter sæsonstart rykker ud og træner alle mulige andre steder resten af foråret. For at forebygge frafald er det måske en ide at lave et opslag i klublokalerne den ene tirsdag, hvis man skal træne et andet sted den følgende tirsdag.
7e. Arrangementsudvalg
De nærmeste arrangementer er Skt. Hansløb og sæsonafslutning med grill.
Til påsken 2012 er der reserveret plads på Visby Fritidscenter i Bredebro. Til påsken 2013 laver vi ingen klubtur, da løbene foregår omkring Horsens. For alligevel at lave en klubtur i foråret 2013 planlægges en tur til Borås i bededagsweekenden. Hvis vi skulle have været af sted med to års interval, som vi har været i 2008 og 2010, skulle vi have været af sted i sensommeren 2012.
Klubfest i forbindelse med generalforsamlingen har ikke været nogen succes de seneste gange, det er forsøgt. I år fastsættes klubfesten til 29. oktober.
Til landsdivisionsfinalen 9. oktober i Hanherred (som vi selvfølgelig regner med, vi skal deltage i) vil vi overveje at arrangere bustur. Der var også forslag om at lave det til en klubtur og tage op dagen i forvejen og overnatte, men det blev forkastet.
Til vestjysk 2-dages i slutningen af juni bliver der sikkert en fælles middag en af dagene.
7f. Kommunikationsudvalg
Den nye hjemmeside er netop blevet offentliggjort. Ikke alle havde nået at se så meget på den endnu, men førstehåndsindtrykket var i hvert fald meget positivt. Det skal undersøges, om hjemmeside-serveren også kan bruges til et bibliotek med bestyrelsesdokumenter, der ikke er en del af den offentligt tilgængelig hjemmeside.
Hedder vi OK SNAB (med store bogstaver) eller OK Snab (med stort S og resten småt)? På hjemmesiden er brugt OK Snab. Der blev ikke taget nogen beslutning om at ændre på det i denne omgang.
Kommunikationsplan er ikke udarbejdet endnu.
8. Evt.
Til Sydkredsens klubledertræf 2011.05.30 deltager Henrik, Helle og evt. Jakob.
Til møde i Elite Vejle deltager kun Henrik.
Elite Vejle planlægger en studietur til London i september med delvis egenbetaling. Henrik overvejer at deltage.
Næste møde mandag 2011.08.22. Referent Jakob, brød Lars.