Til stede: Flemming, Helle, Poul, Helene, Lene, Jesper, Lone, Lars (ref.)
Afbud: Ingen
1. Velkommen i bestyrelsen til Lene og Helene
Flemming bød velkommen til de to nye ansigter i bestyrelsen, Lene og Helene. Overlevering fra de gamle er foretaget og begge er allerede i fuld sving. Flemming fortalte lidt om, hvordan vi gør, når vi holder bestyrelsesmøder.
2. Opfølgning på generalforsamlingen
Det var en god generalforsamling med måske knap så mange deltagere måske som sidste år men med god stemning og god debat. Der kom forskellige forslag, som vi selvfølgelig vil forholde os til i årets løb.
3. Stævner
Find vej dagen d. 31. marts. Kører på skinner takket være Charlotte og hendes hjælpere. A4-plakat er lavet og klar til ophængning.
Natcup fredag d. 8. marts. Styr på planlægningen (Lone). Lars Munch har lavet baner.
MTBO d. 19. maj i Nørreskoven. Afhængig af om der kommer et andet MTBO-løb samme weekend.
Åbent løb i Sønderskoven d. 16. juni. Stævneleder: Kaj vil gerne være back-up/vejleder for unge, der kunne have mod på at stå for det. Lone hjælper med at sætte det i gang. Tjek om der er andre løb i vores område den dag.
B-løb i Munkebjerg d. 22. september. Lone er stævneleder. Der er styr på banelægger og stævneleder men resten er ikke sat i gang endnu. Vi bruger det midterste stykke af skoven. Kort-opdatering skal foretages. Poul har næsten styr på tilladelser.
WOC 2020. DM Sprint-weekenden i Grindsted d. 25-26. maj er delvist et VM-arrangement. Gorm havde fået tildelt DM Sprint inden vi fik VM, men da det er godt at bruge som øve-arrangement, blev man enige om, at DM Sprint-stafet kunne arrangeres af VM-organisationen, mens Gorm kunne beholde individuel DM-sprint om lørd
VM generelt går efter planen men det er som ventet en stor opgave. Der er travlt og meget at se til. Flemming bruger en del tid på at finde folk og holde møder. Trafik er et stort emne i forhold til afspærring og trafikregulering. Steen Schelle har sagt ja til at være trafikansvarlig.
4. Klubture i 2019
NJ2D. Uformel klubtur med koordineret overnatning og fællesspisning lørdag aften. 42 Snab’ere tilmeldt.
Påskeløb. Indbydelse er sendt ud og Lene har styr på tilmelding. Forhåbentlig bliver vi mange!
JFM på Langeland i august. Lene vil forsøge at finde overnatning i nærheden Lohals.
DM på Sjælland. Stafet og lang, 14-15/9. Vi laver koordinering af fælles overnatning. Lene undersøger muligheder.
Sverige: Vi skal afsted igen på et tidspunkt, men ikke i 2019. Vi holder den åben for 2020.
5. Sæsonopstart - koordinering
Jesper og Poul har styr på banelæggere og skovfordeling. Postindsamlere er et puslespil. Planen kommer snart på hjemmesiden. Kokkeplan kommer fra Lene og Betina og den lægges på hjemmesiden.
Opstart kommer onsdag efter Find vej-arrangementet.
Louise tager imod nye medlemmer. Frode og Kate tager sig af nye voksne. Kate laver opstartsforløb. Ungdomstrænere er klar til at tage sig af nye børn.
Velkomstfolder er opdateret af Helle. Lars eller Helle trykker den.
Tilbud på 2. træningsaften om instruktion i o-service for dem, der har været med et års tid. Klubaften i starten af sæsonen med overordnet info om VM. Afholdes efter spisning en onsdag i Nørreskoven, f.eks. 1. eller 15. maj. Ret kortfattet, så folk får en idé om, hvad der kan bydes ind på.
Der bliver en voksentræningsdag d. 11. maj i Silkeborg.
6. Status og nyt fra udvalg
Ungdom. Fast skare hver onsdag. 10-15 små hver onsdag og en håndfuld store til work-out. Børnene synes det er sjovt, uanset hvad vi finder på. Fedt!
Der laves tur til Danish Spring, og nu ser vi, hvor mange der kan komme. Vi har Helsingørs klubhus. Det er for både store og små, men som udgangspunkt for dem, der kan løbe uden skygge.
I kommende sæson kører vi fortsat med fire grupper med hver deres trænere.
Trekant-o kommer til at køre igen, 3 eller 4 gange.
Økonomi. Helene ny på posten og har sendt opkrævninger ud for kontingent. Helene sender liste til bestyrelsen over udmeldte. Mobile Pay stod ikke på opkrævningen i år. Helene må se på, om det kan lade sig gøre igen i fremtiden.
Helene spurgte til, om ikke der kan være træningsløb hver uge? I hvert fald kunne der være et marked for flere lørdagsløb. Vi må tage den under breddestrategi. Vi har efterhånden mange kort og terræner, men måske skal vi vente til efter 2020?
Kort. Højsæson for korttegning. Stort totalkort over Sønderskoven på vej. Nye terræner: Tinnet/Gudenåens udspring (Henning), Brejninggård Skov (Poul), Hovertoften (Lars Munch), Grundet Skov (Jens), også tilladelse i skoven fra Bøgeagervej og ud til Grejs Mølle.
Vilstrup Skov: Vil vi indgå de aftaler, der skal til med lodsejere? Ja, det vil vi gerne. Det er et fedt terræn, som vi gerne vil kunne bruge – også til andet end træningsløb. Hvem laver kortegning? Kommer lidt an på, hvad vi skal bruge det til.
Talent/Elite. Ikke noget nyt.
Arrangement. Affaldsindsamling lørdag d. 30/3 kl. 10-12. Helle P og Christina H står for det.
KOK holder jubilæumsløb samme dag.
Kommunikation. Ikke noget nyt.
Formand. Privatlivspolitik og GDPR er klar og ligger på hjemmesiden. Mail sendes ud til medlemmer af Flemming. Internet (wifi) på stadion fungerer – koden står ved siden af lærredet. Jens har søgt penge til 3 tunneltelte hos DIF/DGI. Fødselsdage: liste og uddelegering skal laves. Helene tjekker inden næste møde.
Helle og Flemming var til repræsentantskabsmøde i DOF:
Flemming fortalte lidt om, hvordan det foregik, da vi blev kåret til Årets klub. I den forbindelse nævnte han, at vores breddestrategi er en af årsagerne til, at vi blev kåret til Årets klub. Breddestrategi er i øvrigt en ting, vi ikke nåede at opdatere i 2018, og som vi snart skal kigge på.
På repræsentantskabsmødet blev der orienteret om TBU (Træningskonceptet Træning af Børn og Unge som afløser for ATK). TBU er forsinket men bliver færdig i år. Et materiale på 400 sider. Tue Lassen står for en hel del. DOF vil gerne have klubber til at indgå samarbejde.
Der blev orienteret om vilkårene for enkeltpersonmedlemskab af DOF. Et enkeltpersonmedlemskab skal kunne give adgang til, at man kan tilmelde sig til åbne løb. DOF-løbere skal også kunne møde op til klubbernes træningsløb. Spørgsmålet er om det tager medlemmer fra klubberne, men vi må se, hvor stort omfang det får.
Klubledermøde (Helle). Fra 2020 bliver der 2 divisioner i sydkredsen og der bliver direkte op- og nedrykning. Samme antal matcher.
7. Tilskud til sommerlejre
Den gældende beslutning hedder 500 kr. pr. gang. Er det en fair fordeling, i lyset af, hvor mange især U1-løbere, der efterhånden er? Skal vi give et mindre tilskud?
Skal vi have en politik for, om der skal være en nedre aldersgrænse på U1? Problemstillingen blev drøftet men ikke afgjort. Indtil videre ændrer vi ikke noget men tager punktet op igen ved et senere møde. Lars undersøger mulighed for fælles retningslinjer i sydkredsen.
8. Betaling for skovadgang
Drøftet under pkt. 6/kort.
9. WOC og Snab – hvordan håndterer vi presset på klubbens ressourcer?
Udsættes.
10. Breddestrategi og udviklingsplan
Udsættes.
11. DGI-medlemskab?
Spørgsmålet blev drøftet, men bestyrelsen var enige om, at et medlemskontingent til DGI ikke kan betale sig.
12. Stadion
Helle har været til fællesmøde. Der er planer om måske at lave små mødelokaler i det store lokale i øst (hvor vi har fællesspisning). Køkkenet kan ikke opgraderes men elkogeplader findes. Vi fåret et lille depot mere til venstre for eksisterende depot nede bag det ene mål. På Conventus.dk/vejle kan alle se, hvad der er booket – også uden at logge ind.
13. Evt.
Ingen punkter.
Næste møde: Tirsdag d. 23. april.