Deltagere: Flemming, Helle, Bettina, Lone, Jens, Jesper, Lars (ref.)
Afbud: Poul
1. Stævner
JFM Sprint 2018, evaluering. Overordnet gik det rigtig godt. Stor succes med mange deltagere, fantastisk vejr og fin afvikling. Dog lidt sværere at skaffe hjælpere end sædvanligt, formentlig fordi det var fredag aften.
Kørselsgodtgørelse. Der ydes godtgørelse til enkelte personer i dette tilfælde, men vi skal nok have udarbejdet generelle retningslinjer for, hvordan reglerne for kørselsgodtgørelse skal være.
Vi mistede en enhed, der formentlig blev stjålet.
Find-vej-dagen 2018, evaluering. Fin dag og mange deltagere udefra (ca. 50). Vi skal overveje fra år til år, om vi skal købe annonce, men det er en forudsætning for redaktionel omtale i ugeavisen.
Midgårdsormen 2018. Lidt svært for Peter at skaffe funktionsledere, men det endte med at gå op. Dernæst skal der skaffes hjælpere. Overordnet er der styr på det.
MTBO-løb 2019. Det bliver en af dagene i Kr. Himmelfartsferien.
B-løb Munkebjerg 2019. August/september. Det bliver i den midterste del af skoven. Den har ikke været brugt siden DM, så det er på tide. Kortet skal dog redigeres lidt.
DM Lang 2023. Vi har budt ind på det, så det er reserveret i løbskalenderen.
Påskeløb 2022. Stadig uafklaret hvor det skal afholdes. Aftales med OK Gorm.
WOC 2020, herunder Euromeeting 21-23/9 2018. Der arbejdes på at fastlægge skove til publikumsløb til WOC. Bemanding til Euromeeting skal overvejes i forhold til at ”uddanne” hjælpere til VM. Euromeeting er et lukket løb for landshold. Består som til VM af sprintstafet, knockoutsprint og alm. sprint. Suppleres med publikumsløb i Kolding N, Assens og Christiansfeld.
Hvad er erfaringerne med at have måske 3000 mennesker løbende rundt i midtbyerne? Masters i København er en oplagt mulighed til at observere hvordan det foregår.
Skolestævne. 5 klasser fra Kirkebakken og Nova. Gik fint.
2. Klubtur til Trollhättan oktober 2018
Jesper og Helle arbejder videre med evt. planlægning. Det bliver den sidste weekend i efterårsferien, hvis det er.
3. Status og nyt fra udvalgene
Økonomi/materiel. Det kører stabilt. Ikke så meget nyt. Vi har fået et rum under den gamle siddetribune til de nye sprint-bukke. Virker dog meget fugtigt så måske skal bukkene flyttes inden de bliver ødelagt.
Kort. Poul er til kortseminar. Ikke noget nyt.
Ungdom. Dejligt med ekstra trænere. Til august skal vi bruge en afløser for Jens Kristian, der skal til militæret. Trekant-O er gået rigtig fint og er et godt tilbud til de yngste ungdomsløbere, men det overvejes om vi skal køre det igen til næste år. Spørgsmålet er om der er deltagere nok i forhold til det arbejde, der lægges i det.
Der laves t-shirts til ungdomsløberne som flidspræmie. Bestyrelsen siger ok, selvom de bliver lidt dyrere end oprindeligt forventet pga. tryk både for og bag.
Træning. Jesper sender mail ud hver gang og der har været stort fremmøde. Tæt på 100 i gennemsnit. Mange mennesker i sving til træningsaftener.
Der er blevet afholdt en fin voksentræningsdag med højt humør og mange deltagere.
Arrangement. Afslutning forår: snobrød og bål hvis der ikke er forbud. Under alle omstændigheder opfordres alle til at medbringe madkurv så vi kan slutte af med at spise i fællesskab. Der bliver mulighed for at prøve WOC-promoveringstøj før træning både d. 20. og d. 27. juni.
Dato for klubfest og klubmesterskab i november? Skal snart fastlægges.
Talent/elite. 2-3 udtagelser til EYOC, hvilket er meget glædeligt. TVO betaler deltagergebyr og klubben supplerer efter behov jf. tidligere beslutning. TVO-trænere: Kaj stopper/holder pause og Lars går ind som ny træner.
Kommunikation. Går planmæssigt. Opdatering af hjemmesiden fungerer nogenlunde. Vi skal have styr på, hvem der kommunikerer hvad i forbindelse med stævner. Fint med PR på lokalsider i VAF ved JFM, og nu er der også kommet hul igennem til sporten på VAF.
Formand. Klubledermøde i Sydkredsen. Helle deltog og der ligger et referat. Der arbejdes videre med forslag om nyt reglement for divisionsturnering. Revideret version på vej.
Jens meddeler at han ikke genopstiller til næste generalforsamling.
Henning ønsker at trække sig fra posten som beregningsansvarlig til stævner.
4. Check af årsplan.
Gennemgang af relevante punkter og opdatering.
5. Persondataforordning og privatlivspolitik i klubben
Som klub er vi forpligtede til at forholde os til de nye regler. Do-f har lavet en vejledning. I forhold til o-service er der en aftale med do-f. Vi er som klub dataansvarlige; do-f er databehandler. Mange oplysninger ligger i o-service, men det er der styr på.
Hvad skal vi gøre som klub? Vi har pligt til at informere medlemmerne om hvad vi gør. Det kan vi bl.a. gøre via hjemmesiden, og det kan formuleres i en privatlivspolitik (formular findes fra DIF). Derudover er der den såkaldte fortegnelsespligt (dokumentationskrav), som er en fortegnelse over behandling af personoplysninger. Det skal vi også have, og til det formål findes der findes der en skabelon fra do-f.
6. Breddestrategi
Tages op og gøres færdig på næste møde. Afventer input fra UU.
7. Politik for udtagelse og deltagelse i stafetter
Blev diskuteret på baggrund af et udkast fra Lone. Jens gør den færdig, den godkendes på mail i bestyrelsen og lægges på hjemmesiden.
8. Review af kommunikationspolitik
Udsættes til næste møde.
9. Evt.
Vi er blevet kontaktet af Vejle Kommune, projekt Aktiv fritid, der gerne vil have et samarbejde med os under omkring tilbud til børn fra det man kalder udsatte familier. Vi melder tilbage, at vi ikke har ressourcer til at køre et tilbud i uge 27 for en hel gruppe, men at vi gerne tager en dialog om muligheden for, at enkelte børn - sammen med en medarbejder fra kommunen - kan komme til prøvetræning på almindelige træningsaftener.
Næste møde mandag d. 3. september.
/LP
