Deltagere: Helle, Flemming, Poul, Lone, Henrik, Jakob (brød). Afbud: Ditte.

1.    Stævner
a.    DM Munkebjerg 14.9.2014 (Kaj deltog under dette punkt). Det tegner positivt mht. skovtilladelser. Lone bliver Kajs kontakt til bestyrelsen og sparringspartner.
Henrik afklarer mht. tidspunkt for skovlukning. Løbet skal have sin egen hjemmeside, her annonceres skovlukningen.
b.    Vores B-løb i Tirsbæk er flyttet til den 30.9, kortet forventes færdigt inden sommerferien, Poul aftaler endelig deadline med Finn.
c.    Vejlestafet den 10.6. kører.

2.    Vision 2015 – kort status/evaluering på Find Vej-dagen.
Kate har samlet projektgruppens evaluering af forløbet. Vi fik god hjælp fra DOF, samarbejdet med Gorm forløb godt. Næste år vil vi overveje andre informationsmetoder / andre måder at få flyers ud på end via skoler. Det er vigtigt, at bestyrelse og trænere (ungdom og voksne) er repræsenteret i projektgruppen. Vi fik en del PR op til dagen, medlemmerne bakkede godt op. God stemning på dagen trods vejret, 42 løbere deltog. Der har været mange nye til træning efter FindVej-dagen. Gruppen vil gerne lave en ny FindVej-dag i 2013.
Henrik vil gerne tage sig af de nye, der løbende kommer til klubben, og give dem en introduktion til O-løb. Vi skal hjælpe med at henvise helt nye til Henrik.
Gode erfaringer med ungdoms-o-ven til de nye ungdomsløbere. Helle hører Lilly om status på o-ven for voksne.
Introduktion til o-service bliver en af de første træningsgange efter sommerferien v. Lone.

3.    Elitestrategi.
Henrik, Flemming, Peter Gammeljord, Helle og Lone (lørdag) laver oplæg til talent- og elitestrategi i Elite Vejle-regi den 1.-2. juni. Strategien skal godkendes i bestyrelsen. En fælles drøftelse af klubbens prioriteringer i forhold til talent- og eliteområdet er vigtig.

4.    Opgaveansvarlige og reference til bestyrelsen.
Klubtelt til løb koordineres af Flemming og Lone.
Materielforvalter (Jens), Kortsalg (Kate) og Klubdraget (Lene) refererer til kassereren.
O-vens-koordinator (Lilly) refererer til træningsudvalget. Træningsudvalget er ansvarlig for klubmesterskabs- og SNABpokaler, nøgle til kommunens hytter, samt Condes.
Salg af kortfiler overtages af kortudvalget (Henrik videregiver erfaringer), her placeres ansvar for Ocad også.
Poseuddeling (Erik) refererer til ungdomsudvalget.
Sodavand og øl (Sven Rye) refererer til arrangementsudvalget.
Webmaster (Henning) refererer til kommunikationsudvalget.
Formanden står for klubhuset, nøgler til og rengøring i klubhuset samt Find Vej-posterne.
Indtil videre er det Henrik og Helle, der varetager kontakten til Elite Vejle. Organisering af TVO og talent-elite-området afventer udarbejdelsen af talent og elitestrategi.

5.    Fælles websted for dokumenter.
Vi vil arbejde på at få et fælles sted til dokumenter, det er ikke sikkert g-mail er det bedste bud. Henrik hører klublederne, og vi holder øjne og ører åbne mht. andre muligheder.

6.    Klubhus
Ingen spørgsmål til det udsendte oplæg fra Vejle Kommune. Henrik og Helle deltager i møde med Vejle Kommune og VIF den 24.5.

7.    Nyt fra udvalgene
a.    Ungdom. Der er udleveret 41 O-pas til ungdomsløbere.
Det er svært at nå at lave efterevaluering med børnene, når maden er sat frem. Hvis maden serveres senere, giver det mere samling på spisningen for os alle. Ditte skal være med i en evt. beslutning om at flytte tidspunktet for spisning.
Der er nu 9 tilmeldt overlevelsesturen 1.-2. juni, det er lige i underkanten.
Når vi er på klubtur, har vi ikke ledere med. Ungdomstrænerne er af sted som forældre.
Når børn tilmeldes løb, skal forældrene selv være med ved løbet eller sørge for at lave relevant aftale med andre voksne. Løbstilmelderen spørger, hvis der er tvivl.

b.    Økonomi. Kirkebladsuddeling blev ikke til noget, da vi ikke kunne få nødvendige nøgler. Der er registreret mere end 25 nye i år.

c.    Kort. 18 klubmedlemmer vil gerne involveres i korttegning. Der er forskellige projekter at gå i gang med. Desuden skal Sønderskoven nytegnes, dette påbegyndes senest efterår 2012, kortet skal bruges til B-løb september 2013.

d.    Træning. Der bruges 60-70 kort på en træningsaften.
Flemming annoncerer fælles kørsel til tirsdagsløbet i Horsens.
Udvalget vil arbejde på at lette resultatopgørelsen til VejleCup.
Udvalget opfordrer til tidlig tilmelding til Midgårdsormen den 25.-26. august og vil gøre en indsats med holdsætning. Udvalget sætter også hold til JFMstafet og DMstafet. Et eventuelt oplæg til politik for stafetholdssætning kan rundsendes til kommentarer fra bestyrelsen.
Klubmesterskab-dag afholdes på Sukkertoppen den 9. september, hvor Horsens holder løb.

e.    Arrangement. Flemming og Lone koordinerer sæsonafslutning den 19.6. med Ditte.

f.    Kommunikation. Efter at UngSport er stoppet i VAF, vil vi prøve at sende flere pressemeddelelser til ugeaviserne. Helle laver forslag til plan for dette, og for hvilke løb og resultater der prioriteres i forhold til pressemeddelelser til VAF.

8.    Vision 2015, det bestyrelsen skal arbejde med. Hvilke fokusområder skal prioriteres.

Følgende 4 områder blev prioriteret på klubaftenen i januar: Kortområdet, O-ven, Tæt kobling mellem nye og gamle medlemmer, Ressourcebank. Vi er i gang med flere af disse punkter og vil arbejde videre med dem.
Bestyrelsen udvalgte yderligere 3 fokusområder. Der er allerede nogle tiltag i gang, vi aftalte nogle supplerende handlinger og arbejder videre på kommende bestyrelsesmøder:

1.    ”Eksternt samarbejde (skoler, virksomheder mv)”
i. aktiviteter i forhold til skoler og SFOer. En række skoler er inviteret til naturløbet 5.9., kortudvalget vil arbejde med nytegning af skolekort.
ii. tilbud om firmaarrangementer. Elite Vejle er på vej med tilbud til firmaer fra de involverede sportsgrene. Henrik laver et indlæg med tilbud om firmaarrangementer, der lægges som fast indlæg på hjemmesiden. Vi kan overveje at tilbyde MTB-O til firmaer.

2.    ”Synliggørelse af fælles mål og strategier”. Henrik vil lægge vægt på dette i Formandsnyt.

3.    ”Fastholdelse af nye medlemmer”. O-ven er i gang, den 1.-2. juni skal også arbejdes med breddepolitik, hvor emnet vil indgå.

Andre punkter var: sociale arrangementer for ungdom, teknisk træning for voksne, øgede indtægter, flytte vores træning fra tirsdag(?), orienteringsmiljø i klubhuset, MTB(?).

9.    Evt.
Henrik og Helle deltager i klubledermøde 7.6., hvor vi er værter.
Forslag om sommetider at starte ved Fiskerhuset, spejdernes hus eller Hældagerskolen, så de korte baner kommer i andre dele af skoven.
Henrik er tovholder på hjælpere til cykelløbet Århus-København 1.9.

Næste bestyrelsesmøde : mandag den 20 august.