Deltagere: Henrik Jensen, Helle Schou, Lone Rasmussen, Ditte Busch, Peter Leineweber, Lars Munch, Jakob I Pedersen.

Ref: Jakob I Pedersen.

Dagsorden:
1.    Stævner
2.    Klubhus
3.    Korttegningsplaner
4.    Hurtig runde af udvalgene med væsentlige punkter ift. Årsplan
5.    Evt.


1)

B-løb.
Stævneplanlægningen forløber som planlagt og SL har ikke stødt på problemer. Vigtigst at nævne at stævnepladsen er på plads ved Idrætshøjskolen med adgang til T-køkken, toilet, strøm mv. hvilket virkelig letter arbejdet på løbsdagen.
Henrik har lavet en aftale med Idrætsskolens ledelse om at ca. 25 elever kommer og deltager.

Stævner i 2012.
Vi håber, at Vejle stafetten, som er planlagt til 10/6 kan blive afviklet i Frederikshåb plantage, en endelig aftale mangler dog med KOK og Henrik følger op.
B-løb planlægges i 2 weekend i september og afvikles i Tirsbæk.

DM 2014 i Munkebjerg
Mundtlig aftale er lavet med Steen Frandsen omkring korttegningsopgaven, og han er interesseret i at tegne kortet for os.
Det store arbejde med søgning af skovtilladelserne er ikke igangsat endnu, og Lars opfordres til at få hjælp til denne opgave.
Skovtilladelser skal være afsluttet inden udgangen af sommeren 2012 så korttegner og banelæggeren kan komme i gang.
Bestyrelsen vil overveje kompetente emner for DM stævneleder til næste bestyrelsesmøde.

2)

Kommunen overvejer stadig hvorledes en samlet stadionløsning kunne se ud under hensyntagen til klubbernes indsendte forslag og for at få den optimale udnyttelse af lokalerne.
Det ville være dejligt med en afklaring snarest og Henrik vil derfor rette henvendelse til kommunen indenfor nærmeste periode.
Efter afslutningen af diverse renoveringsopgaver, opleves klubhuset nu generelt som velfungerende. Akustikken er dog ikke optimal efter at gulvtæpperne er blevet fjernet. Det giver lidt udfordringer ved instruktioner, hvorfor der opfordres til at bruge de flytbare skillevægge.
Det er bestyrelsens opfattelse, at samarbejdet med de andre klubber fungerer tilfredsstillende selvom pladsen er lidt trang især under fællesspisning.
Vi har klubhuset sammen med VIF og begge klubber træner tirsdag, hvorfor minimum to borde skal være til VIF brug så vi må ikke spreder os ud over hele området.
Efter sæsonafslutningen afholdes der et evalueringsmøde klubberne imellem for at fjerne / forbedre eventuelle problemer.
Opgaver som Lågelukning (bestyrelsen) og rengøring koordineres og formidles via vores hjemmeside. Det er medlemmernes eget ansvar at kontrollere og eventuelt koordinere disse opgaver, der sendes ikke e-mails ud. 

3)

Arbejdet med revidering af Tirsbæk er i gang og det aftales at Lars vil kontakte korttegner for en eventuel ”følordning” for at uddanne ny korttegner.
Vores nye kort over Haraldskær mangler renovering i mange områder hvilket skal planlægges og udføres før næste større stævne.
Det undersøges om der kan arrangeres et korttegningskursus, evt. i samarbejde med GORM – Lars kontakter kredsens kortkonsulent.
Det er bestyrelsens oplevelse, at korttegningsopgaverne kan struktureres og synliggøres bedre med en langsigtet plan hvor alle opgaver over de kommende år, inklusiv hvem gør hvad, hvor og hvornår er registreret. Det blev aftalt at Lars fremlægger sine ideer til næste bestyrelsesmøde.

4)

Ungdom.
Planen for efteråret er nu på plads.
Ungdomsudvalget tilslutter sig DOF´s forsøg med mærkeprøver – se eventuelt DOF´s hjemmeside for flere oplysninger om dette projekt.
Vi har fået poser til omdeling 15/9 - alle opfordres til at deltage.

Økonomi.
Der er sendt opkrævning ud til alle forårets friløbere og der har været gode tilbagemeldinger, enkelte har endog betalt før betalingsfristen.
Jakob følger op på et par alternative indtægtsmuligheder som kunne bidrage med ekstra midler til klubkassen.
Henrik lover at søge Elite vejle om tilskud til en ny og flot stander, da den gamle ”fiskestang” vurderes slidt og upraktisk.
Ved tidligere lejligheder har firmaarrangerede o-løb vist sig at bidrage med gode beløb for en forholdsvis lille indsats.

Kortudvalget.
Se punkt 3

Træningsudvalget.
Bestyrelsen ønsker at støtte op om uddannelse af flere klubtrænere, og opfordrer derfor medlemmer med tid, interesse og lyst til at udvikle sig i arbejdet med træning til at melde sig. Bestyrelsen vil også være aktiv og informere flere personer om denne spændende mulighed.
Momentbaner har vist sig meget lærerige, og derfor burde vi måske tilbyde en momentbane på udvalgte træningsaftener.
Henrik vil spørge Kate omkring koordinering af Snab´s vinteraktiviteterne med øvrige Trekantklubber.

Arrangement.
Arrangementudvalget har etableret et Klubfestudvalg, tre aktive piger – Charlotte, Ulrikka og Ditte vil fremover sikre nogle fantastiske klubfester som bestyrelsen glæder sig til at afprøve – det er meget glædeligt med den opbakning.
Klubben vil støtte op om at arrangere fælles bustransport til landsfinalen i Vester Thorup, men da det er dyrt at leje en bus med chauffør vil Ditte undersøge interessen før der tages en endelig beslutning. Følg med udviklingen i den sag på vores hjemmeside og i din mailboks.
Det kniber lidt med kokke til at lave fællesspisningen, så der vil blive lavet en evaluering af ordningen efter sæsonen.

Kommunikation.
Klubbens nye hjemmeside blev diskuteret, og generelt synes alle at siden er flot og nem at bruge og de mange gode medlemsindslag gør siden aktiv og interessant – tak for det til alle.
Der mangler dog en forenkling af nogle vejledning bl.a. i at lægge dokumenter ind, samt en vejledning i at lægge et større antal billeder ind på hjemmesiden, en opgave Henning og Helle tager ansvar for og Peter hjælper med.
Bestyrelsen vil overveje hvilke 2012 løb der bør foromtales i den lokale avis. Resultater bliver traditionelt ikke læst med samme interesse som foromtaler op til et stævne hvorfor dette med fordel kan koordineres og uddelegeres i god tid.

5) EVT.
Vi må huske at informere med synlige opslag hvor vi er, når vi er ”ude af huset” ved næste træning.
Næste møde aftalt til 4/10 2011 - Jakob tager brød med.