Deltagere: Flemming, Helle, Poul, Helene, Lene, Jesper, Lone, Lars
Afbud: Ingen

1. Sæsonstart – koordinering/justeringer?
Det har været en god sæsonstart med mange deltagere. Der har været mange nye, og det har passet fint, at opstart var lige efter Find vej-dag.
Det er godt og nødvendigt med en hel del information ved velkomst, men det kan være overvældende for de nye, og vi skal måske være lidt skarpere på at dosere information til første træningsdag. Vi genoptager slideshow for de vigtigste informationer, ikke bare til første træningsdag men løbende hen over året. Lars er ansvarlig for det.

2. Stævner
Find vej-dag 31/3. Stor deltagelse. Mange kom til sæsonstart følgende onsdag. Charlotte har sendt mail med info til bestyrelsen og informeret om det vellykkede arrangement.
Natcup Syd 8/3. Der var et ret godt fremmøde (60-70) på trods af, at det lå en fredag aften (dagen efter natugle i nordkredsen). Det var rigtig godt arrangeret og med gode baner.
MTBO maj. Aflyst, da der ikke bliver afholdt et andet/supplerende MTBO-løb samme weekend, hvilket gør det svært at trække deltagere fra andre landsdele.
Åbent løb i Sønderskoven 16/6. Ungdomsløbere står for det. Kaj og Lone bakker op. Rikke er stævneleder og der er styr på de fleste funktioner. Der bliver parkering ved hallen og vi kan benytte hallens toiletter.
Munkebjerg 22/9. Lone er stævneleder. Det kører med skovtilladelser. Stævneplads samme sted som 2014 (Helikopterpladsen). Vi vil prøve at få naboklubber til at bruge stævnet som klubmesterskab. Stævnet er kredsmesterskab for sydkredsen.
WOC. Kører på skinner. Lige nu fokus på DM-sprint, der arrangeres af OK Gorm (individuel lørdag) og WOC-arrangørerne (stafet søndag). Vi har skullet skaffe et aftalt antal hjælpere, og det er det gået fint med. Nogle medlemmer har budt ind efter udsending af mail. Medlemmerne skal have lov til at løbe i det omfang det er foreneligt med deres opgaver. Vi laver flest mulige ungdomshold til DM Sprint.
Snart skal vi have info-aften om WOC. Det er vigtigt at vi også forsøger at hverve de garvede til WOC. De skal vide at de er vigtige!
Flemming bad bestyrelsen forholde sig til, hvornår der bedst kan holdes afslutningsfest efter WOC? Formentlig er det bedst lørdag aften som direkte afslutning – også selvom der er nogen, der stadig har praktiske opgaver på det tidspunkt.

3. Klubture i 2019
Påskeløb – evaluering: Det var en superfin tur!
JFM 17-18/8. Lene har undersøgt overnatningsmuligheder nær Lohals. Kun 4 hytter på en campingplads, men det går vi med. Fint som kombi med folk der har campingvogn eller telt med.
DM 14-15/9. Vandrerhjem i Hillerød. 10 værelser med plads til 2-4 personer. Lene går videre med det.
Påskeløb 2020 Rømø. Vandrerhjem Rømø undersøgt. Bookes om muligt. Andre muligheder?

4. Status og nyt fra udvalgene
Kort. Positivt dilemma at vi har en del nye terræner. Hvordan får vi de mange kort brugt bedst muligt? Hvem skal tegne? Poul uddelte oversigt til orientering. Et lille kortudvalg har siddet og prioriteret det kommende arbejde med opdatering mv. samt tilgang til, hvordan vi bruger kortene jævnligt til løb og træning. Opfordring: husk at koordinere med TVO, der også skal bruge kort.
Talent/elite. TVO har lavet samarbejdsaftale med Elite Vejle for 2019 og får samme tilskud som tidligere år. Evalueringsmøde med Elitevejle inden længe.
Der er mulighed for at deltage i foreningsforum/eliteforum med workshops og inspiration d. 6/5. Helle har sendt mail ud.
Ungdom. Der var arrangeret ungdomstur til Danish Spring. 13 løbere afsted – store og små. En okay opbakning og en rigtig hyggelig tur med overnatning i Helsingørs klubhus.
God start på sæsonen mht. ungdomstræning om onsdagen. Trekant-o starter op i maj med fire torsdage.
Kommunikation. Overvejer Instagram. Hvordan går det med at få artikler bragt i VAF? Ikke godt. Der bør gøres noget, evt. med et møde. De virker desværre ikke interesserede.
Økonomi/materiel. Nye klubtelte bevilget. Bliver kommunikeret på hjemmesiden og facebook. Økonomien er sund og god. Der søges penge til nye SI-brikker.
Træning. Udvalget har haft fokus på træningsstart. Hvordan med voksne til introduktion? Ikke mange nye voksne, der kommer helt selvstændigt. Det skal ikke opgives at have mellemsvær instruktion for voksne, og Henning vil gerne, hvis der kommer interesse for det.
Arrangement. Gået fint med kokkelisten. Det kører! Fokus på arrangement af klubture/koordineret overnatning i forbindelse med løb.
Overvejer en procedure med låsning efter fællesspisning. Måske kan man udnævne en ansvarlig hver gang i lighed med postindsamling.
Formand. Ærgerligt at vi kun stillede med 68 til divisionsmatch. Dog var holdopstillingen optimal. Vi skal være bedre til at informere næste gang (august), men hovedindsatsen skal gøres til finalen.

5. Tilskud til sommerlejre
Bestyrelsen drøftede tilskudsordningen til sommerlejre og weekendkurser for ungdom. De senere år er der blevet givet 500 kr. i tilskud til sommerlejre og halvdelen i tilskud til weekender. Vi vil rigtig gerne støtte vores ungdomsløbere så meget som muligt, men ordningen blev alligevel taget op til revision, fordi vi har en økonomi i klubben som gør, at vi er nødt til at prioritere vores midler. Den nye beslutning er at vi fremover yder 25% i tilskud til alle sommerlejre og fortsat 50% til weekender. Og så besluttede vi at medlemmerne fremover selv skal betale for leje af brikker i forbindelse med åbne løb.

6. WOC og OK Snab. Hvordan håndterer vi presset på klubbens ressourcer?
Punktet udskydes til næste gang.

7. Opdatering af breddestrategi og udviklingsplan
Bestyrelsen foretog den årlige gennemgang af breddestrategien og drøftelse af målenes værdi.

Breddestrategi:
Indikatorerne i breddestrategien for øget aktivitet viser generelt en positiv udvikling.
Det er svært at finde tal for antal starter ved åbne løb. Lone spørger o-service om vi kan få tallene. Ellers kan vi alternativt måske bruge tal for deltagelse i divi-matcher. Højere kvalitet i træningsløb giver måske færre deltagere i åbne løb?
Skal der gøres noget ved strategi og handling? Følgende blev foreslået:
- Der skal være mulighed for igen at lave mellemsvær voksentræning. Vi prøver at forhøre os rundt omkring for at finde ud af behovet.
- Vi kan udvikle træningstilbuddet til også at omfatte en ugentlig vintertræningsaften. På sigt overvejes det.
- Skolesamarbejder. Vi er åbne for nye samarbejder. Initiativ skal helst komme fra skolerne.
- Kompetenceudvikling (Condes-kurser, korttegningskurser mm) står ikke på listen. Flemming prøver at skrive det ind.
- Ungdomstræning året rundt som led i fastholdelse og motivering af ungdomsløbere skrives ind.
- Forældrefolder til nye forældre. Lone prøver at finde den. Lars vil gerne hjælpe med at revidere den. Måske skal vi bruge den igen.

Udviklingsplan:
Gennemgang og revidering. Den foreliggende dækker 2017-2019. Den skal opdateres, så den kommer til at gælde 2019-2021. Helle opdaterer 2019-søjlen og vi fylder resten ud i fællesskab på et bestyrelsesmøde til efteråret.

8. Stadion – kort status
Mangler klar aftale om, hvordan vi aftaler booking af klubhuset for onsdag aften.

9. Evt.
Forslag om et lille dansk flag trykt på vores klubtøj. Kunne være en fin og identitetsskabende detalje, især når vi er til løb i udlandet eller når vi er til hjemlige løb med deltagelse af mange udenlandske løbere. Lars spørger Jens om muligheder.

10. Næste møde
17. juni 2019 kl. 19.15