Referat af bestyrelsesmøde i OK Snab d. 22. januar 2019

Til stede: Flemming, Jesper, Lone, Helle, Poul, Jens, Betina, Lars (ref).
Afbud: Ingen

1. Stævner
Find vej Dag 2019. Afholdes søndag d. 31/3, men måske under et nyt navn, idet Find Vej Dagen udgår som koordineret arrangement. Vi afholder det som et o-løb/åbent løb med rigtige baner, målrettet nye og interesserede der vil prøve et rigtigt o-løb. Der laves baner til begynder, let og mellemsvær. Der laves samlet instruktion før start. Charlotte står for arrangementet.
Natcup. Fredag d. 8/3 2019 i Nørreskoven fra klubhuset. Lone R. er stævneleder. Lægges på o-service. Jens laver beregning. Lone K står for en bod.
MTBO-løb. Måske weekenden 18-19/5 i Nørreskoven (?) Dog samme tid som Fynsk Sprint Cup.
Åbent løb i juni. Ingen Vejle-stafet. I stedet laver vi et ”almindeligt” åbent løb i Sønderskoven. Flemming og Jesper finder en stævneleder.
B-løb i Munkebjerg. 22/9 2019. Stævneplads ved hotellet eller helikopterpladsen? Løbsområde midterste del af skoven. Lone R. er stævneleder. Kristian Blok er banelægger. Kortopdatering skal foretages og i den forbindelse også konvertering til o-cad. Klubbens korttegnere har travlt med andre kort så vi bliver nødt til at betale en eksterne korttegner for det. Måske kan vi søge støtte fra kommunen.
WOC. Går planmæssigt. Der skal være træningslejr fra weekenden med Fynsk Sprint Cup (18/5) til DM Sprint i Grindsted (25-26/5) med træninger i løbet af ugen i Horsens og Fåborg. Der bliver brug for nogle klubfolk som hjælpere.
WOC kommer ud i klubberne for at informere om opgaver, så folk forhåbentlig kan begynde at planlægge efter det og reservere WOC-dagene i sommeren 2020.

2. Klubture i 2019
NJ2D. Der har været lidt koordinering af indkvartering som tidligere år.
Påskeløb. Reminder er sendt ud. Der kommer mere i forhold til overnatning.
JFM. 17.-18. august på Langeland. Vi undersøger overnatningsmuligheder.
DM. Vi overvejer en klubtur i forbindelse med DM stafet og lang på Sjælland i september.
Der er ikke aktuelle planer om en ny klubtur til Sverige.

3. Status fra udvalg
Ungdom. Der har været et socialt arrangement i form af hygge og bowling efter træningsløbet første lørdag i januar. Der kører onsdagstræning for børn vinteren igennem og der holdes trænermøde i februar. Der har været mange deltagere på U1 og U2.
Økonomi. Regnskab klar til GF.
Træning. Der oprettes H/D 60 til Nat-klubmesterskab. Der indkaldes snart til planlægningsmøde.
Kort. Jens går i gang med Grundet Skov, måske sammen med Per F. Problemstillingen med, at flere private skovejere forlanger betaling, blev drøftet.
Talent/elite. Henrik U med i TVO. Et ungdomshold, et herrehold og et damehold til 10-mila.
Arrangement. Næste fokus: klubtur til påskeløbet.
Kommunikation. Der er lavet en opdateret kommunikationsstrategi. Se nedenfor.
Formand. Jens fortsætter med at stå for kontakt med Trimtex og opdatering/vedligehold af SI, selvom han forlader bestyrelsen. Anders har givet tilsagn om at stå for materiel.
Der kommer nyt fibernet på stadion, og udgiften deles ligeligt mellem fire brugere: OK Snab, VIF, Razorbacks + VB-museet. Der skal være stadionmøde til koordinering med de andre klubber.

4. Planlægning af generalforsamling
Bestyrelsen aftalte det praktiske omkring afvikling af generalforsamlingen.

5. Håndtering af personoplysninger
Der er udarbejdet en Fortegnelse over behandling af personoplysninger i OK Snab samt en Privatlivspolitik for OK Snab. Den er næsten på plads, og Jens, Helle og Flemming retter de sidste ting til. Derefter lægges den på hjemmesiden, og der sendes en info-mail ud til medlemmerne, hvor der henvises til hjemmesiden.
Skabelon/formular for indmelding tilrettes i forhold til privatlivspolitikken inden sæsonen går i gang.

6. Gavepolitik
Vi fortsætter uændret i forhold til fødselsdage. Til generalforsamlingen vil der ikke fremover blive uddelt vin til Danmarksmestre, men uændret bliver der vin til folk, der har varetaget særlige funktioner/driftsopgaver.

7. Forlængelse af sponsoraftale med Trimtex
Vi fortsætter med Trimtex jf. ny sponsoraftale.

8. Forslag til ny struktur for divisionsturnering i Sydkredsen
Bestyrelsen er ikke afklaret omkring holdning til ny struktur. Det er ikke afgørende for OK Snab, om det bliver den ene eller anden struktur, der bliver valgt. Flemming tager til møde i kredsen og repræsenterer OK Snab i sagen.

9. Kommunikationsstrategi
Udkast til opdateret kommunikationsstrategi blev vedtaget. Den bliver lagt på hjemmesiden.

10. Evt.
Bestyrelsesmedlemmer opfordres til at deltage i repræsentantskabsmøde i Middelfart.

11. Næste møde
4. marts 2019.