Til stede: Flemming, Jens, Helle, Jesper, Betina, Lone, Poul, Lars
Afbud: Ingen
Referent: Lars

1. Stævner
Natcup Syd-afdeling, d. 8/3 2019 (fredag). Lone R stævneleder, Lars Munch banelægger. Banekontrollant er ikke fundet endnu. Nørremarksskoven (fra klubhuset). Vi arbejder på at lave kiosk med lille udvalg. Henning reviderer kort.
B-løb Munkebjerg – divisionsmatch, d. 22/9 2019. Midterste del af skoven. Poul i gang med tilladelser. Kort skal revideres. Flemming finder stævneleder og banelægger.
WOC 2020. Status: Euromeeting blev afviklet i september. Overordnet en god oplevelse men udfordrende. Højt ambitionsniveau, kompliceret, lærerigt. Samarbejde mellem flere klubber, kort forberedelsestid. God erfaring – viser at der kræves mange hjælpere på dagen. Megen ros, tilfredse deltagere.
I 2019 er der tilsvarende træningsstævner, dog formentlig knap så højt ambitionsniveau.
Der har været afholdt workshop for 30 funktionsledere. Arbejdes frem mod at definere funktionsbeskrivelser og snitflader, så man kan blive klar til involvering af flere hjælpere. Anders B bliver arenachef i Vejle.
MTBO-løb i Nørreskoven forår 2019. Vi har budt ind med et MTBO løb i Nørreskoven, forår 2019. Dato endnu ikke fastlagt. Nørreskovskortet konverteres henover vinteren til MTBO  
kort.
Vejle-stafet. Hvad skal der ske? Beslutningen er at det nedlægges men vi overvejer et ret enkelt/ukompliceret åbent løb (ikke stafet). I maj og juni er kalenderen lidt tynd og der er plads til et skov-løb. Der er måske et ”marked” for et alternativ til de mange sprint-løb.
Find-vej dag. Klubber opfordres til at fortsætte som del af WOD. Vi vil hellere lægge det omkring sæsonstart frem for i maj. Det kan hedde ”Ta’ en ven med-dag” eller noget andet. Det bliver søndag d. 31/3. Udvalg nedsættes.
Skole-OL (OL som i Olympiske Lege). Erstatter skolernes find-vej-dag. Beslutning: Vi siger nej tak, i hvert fald i 2019 og 2020.

2. Klubture 2019
Klubtur til påskeløb 18.-20. april. Overnatning på plads: Ulfborg Skyttecenter. 3 hytter a 6 sovepladser. 8 værelser a 4 senge (fælles bad). Stue med plads til madrasser. Køkkenfaciliteter ok. Betina laver indbydelse.
Klubtur til Sverige? Vi overvejer.
Langeland til JFM-weekend 17.-18. august. Oplagt at arrangere fælles overnatning. Vi prøver at finde overnatningsfaciliteter.

3. Status og nyt fra udvalgene
Arrangement. Spisning og halvsæsonafslutninger har været rigtig godt besøgt. Det har været velfungerende. Idé: vi kan måske søge penge til bedre køkkenfaciliteter sammen med VIF. Klubfest gik fint selvom der var knap så mange deltagere som sidste år. Julenisseløb er onsdag d. 12. december. Betina træder ud af bestyrelsen ved GF.
Kasserer. Klubben har haft stor succes med udtagelser til diverse landshold, træningslejre og internationale konkurrencer. Det belaster økonomien i nogen grad, da DOF sender en del af regningen for udgifterne til landsholdene videre til klubberne. Med de mange flotte udtagelser - og dermed stigende udgifter - har vi fundet det nødvendigt at diskutere, i hvilken grad klubben fortsat skal betale landsholdsudgifterne (se nedenfor, punkt 5).
Materialeposten har været varetaget af kassereren (Jens), men det behøver ikke være sådan fremover. Det har været unødvendigt, at Jens automatisk har været den, der skulle med til alle vores egne stævner. Beslutning: Stævneleder skal fremover sørge for at finde en materialeansvarlig ved hvert enkelt stævne. Det samme gælder for IT/beregning, så Henning ikke hænger på den post længere.
Træning. Evaluering: Træningsløbene er rygraden. Afviklingen har været formidabel med mange mennesker i sving. Medlemmerne har været glade og der har været 96 deltagere i gennemsnit. Stort socialt element i træningerne i Nørreskoven og høj kvalitet i træningsløb. Også stort fremmøde foreløbig til natløb sammen med Gorm.
Voksentræningsdag i foråret var en god dag med mange deltagere og klubturen til Sverige var en stor succes med rigtig god stemning. Klubmesterskab var en fin dag med knap 50 deltagere.
Kort. Stor aktivitet på kort-fronten. Hovertoften: Lars M skal i gang med at tegne. Hastrup er opdateret (Henning). Brejning: Poul tegner skovdel til sprintkortet. Klar til september. Ønske om revidering af Sønderskoven efter MTB-spor og megen træfældning. Munkebjerg skal opdateres. Grundet skov: Per F skal til at tegne. Sprintkort over Grundet er færdigt. Haraldskær/Vilstrup skov: Høndal-delen må ikke bruges. Poul vil prøve at gå i dialog med grundejeren. Endelig har vi noteret, at kortene over Nørreskoven og Højen Skov trænger til at blive revideret.
Plan for at Henning konverterer alle kort til ny norm indenfor overskuelig tid.
Kommunikation. Alle nyheder, der har med vores egen klub at gøre, skal på hjemmesiden (og ikke kun på facebook), hvilket også har været praktiseret hidtil. Nogen gange kommer en nyhed på fb før hjemmeside, men det skyldes, at det er hurtigt (og formålstjenligt) at lave et kort fb-opslag, der så senere følges op med en mere udførlig artikel på hjemmesiden. Andre gange laves artiklen på hjemmesiden først og derefter linkes der på facebook.
Kan (skal?) fb ligge som feed på hjemmesiden? Undersøges.
Ungdom. Mange u-løbere deltager i natløb om onsdagen. Mange Snab’er tilmeldt U1 men ikke så mange til U2. Ingen voksentrænere deltager i trænerkursus (ligger i U1-weekender) men Jeppe og Felix deltager. Der vil være onsdagstræning efter nytår. Foreløbig evaluering på sommerhalvåret: rigtig godt med mange deltagere hver gang fordelt på fire grupper.
Skraldeposer er delt ud.
Talent/elite. Det går godt med 10 deltagere. 2 med på juniorlandsholdet!
Formand. Status: Det går fantastisk godt i klubben, og der er stor aktivitet hele vejen rundt. Medlemstal: 250! Heraf 45 % under 21 år. Vigtigt med fokus på at få folk til at holde ved og blive integreret.
Klubledermøde: Nye regler for point ved divisionsmatcher vedtaget. Inspiration: Odenses minitræningskoncept, der kører hver søndag kl. 10 hele året rundt.


4. Check af årsplan. Det nåede vi ikke.

5. Støttekoncept 2019 – hvordan og hvor meget kan vi støtte vores landsholdsløbere i 2019? Herunder et kig ind i næste års budget.
Klubberne skal betale til do-f, når løbere udtages til landshold. Der er forskellige satser, alt efter om det er egentlig landsholdsudtagelse, eller om det er udtagelse på wildcard, til træningssamlinger eller enkelte mesterskaber. Jens og Helle har holdt møde og kom med et oplæg. Sagen blev drøftet. Beslutning: Vi kan støtte med 50 % i 2019, dog max 5.000 kr. pr. løber. Vi ønsker principielt at støtte vores talenter og eliteløbere mest muligt, og vil fortsat vurdere støttemulighederne fra år til år på baggrund af klubbens økonomi.

6. Årlig opdatering af breddestrategi og udviklingsplan.
Udsættes.

7. Evt.

8. Næste møde: tirsdag d. 22. januar 2019. Generalforsamling d. 31. januar 2019.