Til stede: Flemming, Bettina, Jesper, Lone, Poul, Jens, Helle, Lars (ref.)

1. Generalforsamling, opfølgning
Det var en god aften, hvor der blev tid til gode diskussioner og hvor der kom konstruktive input. Nogle af dem bliver taget op under de følgende punkter, bl.a. i forhold til klubtur og voksentræning.

2. Administrator-rettigheder til o-service
Skærpede EU-krav omkring behandling af personoplysninger gør, at færre skal have administrator-rettigheder.
Beslutning: Jens, Lone og Flemming skal fortsat have administrator-rettigheder. Umiddelbart er der ikke andre, der behøver.

3. Stævner
JFM Sprint. 1. juni. Styr på tilladelser. Stævneplads ved Comwell, parkering ved havnen og efterskolen.
Midgårdsormen. Der er styr på det. Man overvejer højere tilmeldingsgebyr for at sikre bare et lille overskud. 7.500 kr. i tilskud fra kommunen er halvdelen af det, vi havde søgt. Vi har det udstyr, der skal til.
Find-vej-dag. Charlotte og Kate har styr på det. Kate har lavet info-skrivelse til hjemmesiden.
MTBO-løb skubbes til Kristi Himmelfart-weekenden 2019.
B-løb i Munkebjerg 2019. Vi satser fortsat på at lave det.
Påskeløb 2022. Der kommer et møde med Gorm om, hvor det skal afholdes.
WOC 2020. Kører som det skal. Der skal laves opvarmningsløb. Euromeeting 21.-23. september 2018 - for at VM-arrangørerne kan øve sig og landsholdene kan træne. VM-organisationen laver løb for landsholdene, KOK og Fåborg laver publikumsløb.
Skolestævne. Der afholdes et skolestævne d. 22. maj for 5. klasser i østlige skoler i kommunen. Henrik arrangerer.

4. Status fra udvalg
Kort. Ingen nye aftaler om korttegning til skoler.
Do-f ønsker oversigt over korttegnere i klubberne. Poul har indsendt.
Der vil formentlig blive mulighed for kortudvidelser i Grejsdalen. St. Grundet mod nord til Hornstrup Kirkebyvej. Skrædderbakken nord for Bøgeagervej og ud til Planteskolen.
Arrangement. Bettina har haft møde med de andre piger (Helle P, Irene, Christina H). Må vi tilslutte en ekstra kogeplade? Det undersøges.
Skal vi have en klubtur? 9.-10. juni til SM i Hillerød er en mulighed, f.eks. med overnatning på en spejderlejr. Flemming undersøger.
En tur til efteråret op til Trollhättan kunne være en mulighed, hvor vores nye svensk/danske medlemmer meget gerne vil hjælpe. Det overvejes.
Påskeløb 2019. Vi skal være hurtigt ude med at arrangere overnatning. Der er nogle muligheder som Jesper vil undersøge (Skytteforening, Ulfborg-Kærgård Erhvervsskole).
Der blev drøftet ideer til klubaftener. Forslag: Josefine Dewett om adventure-trail op ad Kilimanjaro. Kunne være en god idé til efteråret.
Træningsudvalg. Træningsplanen er klar og ligger på hjemmesiden. Sæsonen starter i morgen (onsdag d. 4/4). Der er styr på set-up’et og vi er klar til at tage imod nye medlemmer. Helle laver chartek med info til nye.
Voksentræningsdag er der indbudt til via mail. Der arbejdes på et tilbud om vokseninstruktion i forb. med onsdagstræning, f.eks. gennemgang af udvalgte stræk på livelox efter spisning på enkelte aftener.
Ungdom. Klar til ny sæson. Starter op med nye trænersammensætninger. Ulrika, Amanda og Dorthe til begynder, Lone, Lone og Lars til Let, Rasmus og Jens Kristian til mellemsvær/svær. Karina står med minitræning, og kan forhåbentlig få hjælp af nogle forældre i løbet af sæsonen.
Kommunikation. Nyheder om MTBO sorterer under kommunikationsudvalget. Lars kontakter VAF vedr. samarbejde om Snab-artikler. Samarbejdet mellem Helle og Lars fungerer godt i forhold til hjemmesiden. Helle må meget gerne fortsat tage initiativ til at opdatere efter behov.
Økonomi. Gode medlemstal. Der er et ret stort antal, der kun har været i klubben i få år. Fungerer godt med Mobile Pay til kontingent.
Der er i nærmeste fremtid ikke behov for indkøb af nyt materiel.
Klubtøj skal bestilles senest 17. april.
Talent/Elite. Der er kommet et par nye unge med i TVO, hvilket er glædeligt. Ellers ikke noget nyt.
Formand. Flemming har været til klubledermøde og repræsentantskabsmøde. Der blev på klubledermødet (hvor også Helle deltog) orienteret om et HB-forslag, der handlede om, at man skal kunne være medlem af DOF direkte (enkeltpersonmedlemskab), udenom klubberne. Flemming stemte efterfølgende på repræsentantskabsmødet imod ud fra den betragtning, at det er vigtigt, at folk er aktive i klubberne. Der var dog alligevel flertal for forslaget.
Snab har indgivet kommentarer til mulig ny holdturneringsstruktur, bl.a. med konstruktiv kritik af forslag om afkortning af banelængder. DOF arbejder videre.
Der mangler et bestyrelsesmedlem til sydkredsens bestyrelse.

5. Tjek af årsplan
Bestyrelsen gennemgik og ajourførte årsplanen.

6. Breddestrategi
Flemming har lavet et udkast til en opdatering af breddestrategien på baggrund af det, vi diskuterede på det seneste møde. Der mangler en opdatering af den del, der handler om ungdom, og Lone laver et forslag der fremsendes til bestyrelsen senest en uge før næste bestyrelsesmøde. Det er med henblik på vedtagelse af den samlede opdaterede breddestrategi på næste møde.

7. Retningslinjer for betaling til landshold/landsholds-fee, herunder MTBO
Flemming lavede et oplæg til punktet men deltog ikke i diskussionen, da han føler sig inhabil.
Det er svært at lave konkrete retningslinjer for betaling af landsholds-fee og andre udgifter i forbindelse med udtagelse til diverse arrangementer. Som udgangspunkt er det bestyrelsens holdning, at vi gerne vil betale disse udgifter, fordi det kun er glædeligt, når nogen af klubbens medlemmer bliver udtaget. Klubben har dog ikke en økonomi, der tillader, at vi uden videre kan beslutte, at vi vil betale alle udgifter. Hvis udgifterne på sigt stiger, må det nødvendigvis komme an på en konkret vurdering fra år til år.
Vi ved nogenlunde, hvor store udgifterne kan blive i 2018, og det er ikke mere end vi kan få råd til det. Derfor blev det besluttet, at klubben betaler det hele i 2018, hvilket indtil videre vil sige Magnus Dewett og Morten Örnhagen Jørgensen.
Når vi kommer til efteråret 2018, må vi vurdere, hvordan udgifterne ser ud til at blive i 2019. Dernæst må vi tage konkret stilling til, hvor meget vi kan støtte i 2019.
Det blev pointeret, at det er vigtigt, at de unge mennesker, der får støtte, også er aktive medlemmer, der bidrager til klubbens fællesskab. Det blev foreslået, at man kan overveje kun at give støtte til den ene disciplin, hvis et medlem bliver udtaget til både fod-orientering og MTBO. Dette blev dog ikke besluttet.

8. Politik for udtagelse og deltagelse i stafetter. Opdatering af politik fra 2013, bl.a. ansvarlige og betaling af ubesatte ture
Skal der ændres noget? Det ville være godt, hvis nogen vil stå for holdsammensætning. Jens og Jesper påtager sig dette arbejde, som handler om at sammensætte holdene ud fra tilmeldinger i o-service.
Til Midgårdsormen betaler klubben for den ene tur i de tilfælde, hvor det er nødvendigt at nogen løber to ture for at klubben kan stille et hold.
Lone laver udkast til opdateret politik inden næste møde.

9. Evt.
Ingen bemærkninger.

10. Næste møde: Mandag d. 11/6 kl. 19.00.

Ref. Lars Pagh, 3/4 2018.