4/2-2019

OK Snabs dataansvar

OK Snab behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort forklarer, hvordan vi behandler medlemmernes personoplysninger.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de nedenfor angivne formål, og vi sletter oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

OK Snab er dataansvarlig, og vi sikrer, at medlemmernes personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger: Fungerende kasserer. Kontaktoplysninger kan ses på hjemmesiden.

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

  1. Medlemsoplysninger:

    - Almindelige personoplysninger:

    • Registrerings-og kontaktoplysninger, dvs. navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse og familierelation.
  2. Oplysninger om ledere og trænere:

    - Almindelige personoplysninger:

    • Samme som ved almindeligt medlemskab, se ovenfor

    - Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

    • Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

Her indsamler vi oplysninger fra:

Normalt får vi oplysningerne fra medlemmet selv.

Foreningens formål med behandling af medlemmers personoplysninger

Vi behandler medlemmets personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:
  • Foreningens legitime interesser i at behandle medlemmers oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke
  • Ved tilmelding til stævner
  • Opkrævning af startgebyr

Formålene:

  1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:
    • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
    • Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, invitationer, gennemførelse og opfølgning
    • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
    • Levering af varer og ydelser medlemmet har bestilt
    • Administration af medlemmets relation til os
  2. Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
    • Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
    • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
    • Opfyldelse af lovkrav
    • Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende
    • Administration af medlemmets relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af legitime interesser som:
  • Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder tilmeldinger til stævner, interne resultatlister m.v.
  • Håndteringaf medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Videregivelse af almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet.
  • Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, kan der ske videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets-og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi medlemmets almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter udmeldelse af foreningen
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun medlemmets samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dets personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter samtykke, er det frivilligt, om det gives, og det kan til enhver tid trækkes tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af medlemmers personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden medlemmets samtykke.

Opbevaring og sletning af medlemmerspersonoplysninger

Vi opbevarer alle medlemmers almindelige personoplysninger i op til 6 måneder efter kalenderåret for udmeldelsen af foreningen.

Børneattest slettes når et træner- eller lederhverv ophører.

Oplysninger om idrætsdeltagelse, sportslige præstationer og lederhverv i foreningen kan dog gemmes så længe de har historisk værdi.

Medlemmets rettigheder

Medlemmet har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger:
  • Ret til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Ret til indsigt i egne personoplysninger
  • Ret til berigtigelse
  • Ret til sletning
  • Ret til begrænsning af behandling
  • Ret til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Ret til indsigelse

Medlemmet kan gøre brug af sine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende sig til os. Vores kontaktoplysninger findes øverst.

Hvis et medlem henvender sig med en anmodning om at få rettet eller slettet sine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Der kan altid indgives en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til løbende at foretage ændringer i denne privatlivspolitik. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil foreningens medlemmer modtage meddelelse herom.